В нашем ооо согласно уставу совет директоров назначает генерального директора и снимает с него полномочия. В уставе не прописан порядок замещения руководителя. В ближайшее время планируется смена собственника ооо. В связи с этим планируется снять полномочия с действующего гедиректора 1 марта и с 2 марта назначить гендиректором другого сотрудника предприятия. Назначение будет временное, так как будущий гендиректор предприятия иностранный гражданин и сможет приступить к работе не ранее чем в конце марта после оформления всех разрешительных документов. Вопрос 1: что в данном случае будет иметь место: перевод на другую должность или исполнение обязанностей? Исполнение обязанностей как мне кажется не подходит для данной ситуации, так как полномочия действующего гендиректора будут прекращены по решению совета директоров. Значит, совет директоров и должен избрать нового гендиректора и обозначить срок. Вопрос: как оформить верное решение документально? Заранее благодарю!

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос, отметим, что в соответствии с законодательством РФ временно возложить на сотрудника обязанности, не предусмотренные его трудовым договором можно одним из следующих способов:

• как - выполнение работником дополнительной работы в пределах установленной продолжительности рабочего дня.
• как - выполнение работником дополнительной работы в свободное от основной работы время. При этом, продолжительность рабочего времени для совместителей не может превышать четыре часа в день.

• как - в этом случае для выполнения обязанностей по должности руководителя, работник должен быть временно освобожден от выполнения обязанностей по своей основной должности.

То есть если сотрудник организации освобождается от своих обязанностей и назначается на должность директора, следовательно, в данном случае речь идет о переводе, если нет - о совместительстве или о совмещении. При этом, отметим, что в соответствии со ст. 72.2 ТК РФ, по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года . Следовательно, при оформлении временного перевода работника, вам необходимо в обязательном порядке указать срок окончания временного перевода, иначе данный перевод будет считаться постоянным и вернуть работника на прежнюю должность Вы сможете только в общем порядке, т.е. с его согласия.

Также в заключение отметим, что должности с приставкой «и. о.» или «в.р.и. о.» не существуют. И использование данной приставки возможно только в одном исключительном случае, если данная должность (т.е. исполняющий обязанности) предусмотрена штатным расписанием.

Если же должность "исполняющий обязанности директора" не предусмотрена в Вашем штатном расписании, то и назначение на данную должность сотрудника является весьма сомнительным. Такое вольное наименование должностей может привести к оспариванию заключенных от имени организации исполняющим обязанности директора сделок.

Примечание :

Обратите внимание, что смена участников ООО не является сменой собственника имущества ООО.

Пленум Верхового Сура РФ в своем постановлении от 17.03.2004 №2 разъяснил:

Поскольку в соответствии с пунктом 1 статьи 66 и пунктом 3 статьи 213 ГК РФ собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственных товариществ и обществ, а также произведенного и приобретенного хозяйственными товариществами или обществами в процессе их деятельности, является общество или товарищество, а участники в силу абзаца второго пункта 2 статьи 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении таких юридических лиц (например, участвовать в управлении делами товарищества или общества, принимать участие в распределении прибыли), изменение состава участников (акционеров) не может служить основанием для прекращения трудового договора по пункту 4 части первой статьи 81 ТК РФ с лицами, перечисленными в этой норме, так как в этом случае собственником имущества хозяйственного товарищества или общества по-прежнему остается само товарищество или общество и смены собственника имущества не происходит.

Подробности в материалах Системы:

1. Ситуация: Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.»

, утвержденный , и , утвержденный , не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.». (временное замещение), как правило, оформляют либо как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, либо как временный перевод на должность того, кого требуется заменить (ст. , ТК РФ).

Вместе с тем, сотрудник, который без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает сотрудника, ответственного в том числе за подписание каких-либо документов, при подписании таких документов в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности может указать «и. о.» и должность замещаемого сотрудника.

Например, финансовый директор Глебова без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает генерального директора Львова в период его отпуска. Документ, где в общем случае требуется подпись директора, может быть подписан Глебовой как исполняющей обязанности. Например:

«И. о. генерального директора Личная подпись А.В. Глебова».

Такая возможность предусмотрена в Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Другой вариант подписи - это указание своей текущей должности ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ). Для приведенного выше примера получится так:

«Финансовый директор Личная подпись А.В. Глебова».

Для подтверждения своих полномочий на подписание документов рядом с подписью дополнительно можно сделать ссылку на приказ, по которому сотруднику временно поручено замещать другого сотрудника и исполнять его обязанности.

Из ответа « »

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

При отсутствии работника в течение продолжительного периода времени - отпуска, болезни, командировки для выполнения его работы назначается исполняющий обязанности. Каким образом оформить выполнение дополнительной работы, зависит от того, какие полномочия необходимо передать, на какой срок, можно ли совместить их с основной работой.

Как оформить исполняющего обязанности

Законодательством предусмотрено несколько вариантов оформления работника, выполняющего помимо основной работы обязанности по другой должности.

Но до оформления необходимо определить круг передаваемых полномочий, получить согласие работника, который будет замещать отсутствующего, определить размер платы за выполнение дополнительных обязанностей.

В зависимости от того, какой вариант будет избран, и производится оформление по одному из вариантов:

1. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)
2. Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ)
3. Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ)

При этом надо отметить, что согласно п. 2 Разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» назначение временно исполняющего обязанности на вакантную должность не допускается, то есть речь может идти только о тех ситуациях, когда конкретный работник отсутствует по уважительным причинам.

Законодательных требований в отношении того, какой объем работы может быть передан, также не существует. Это решается в каждой ситуации руководителем и согласовывается с работником.

Организация может заранее предусмотреть порядок замены ключевых должностей и установить обязанности в должностных инструкциях. И в таком случае возникает вопрос, надо ли издавать приказ, оплачивать работу, ведь работник, подписывая должностную инструкцию, согласился с тем, что это входит в круг его обязанностей. Но существует позиция, что указание в должностной инструкции - это предварительная договоренность, то есть готовность работника выполнить определенные задачи в случае поручения. А для того, чтобы определить конкретный объем и срок, необходимо оформление дополнительных документов

Совмещение

Очень часто при необходимости заменить работника, особенно на короткий срок отсутствия, оформляется совмещение по правилам ст. 60.2 ТК РФ . Это удобно тем, что работа выполняется в течение рабочего времени, работник одновременно с основной работой выполняет возложенные на него дополнительные обязанности. Это удобно организационно - в зависимости от необходимости работник может переключиться и отвлечься на выполнение дополнительных обязанностей, при этом основная работа также должна быть выполнена.

При оформлении совмещения составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, издается приказ о том, что работник исполняет обязанности, с указанием периода замещения и оплаты. При этом оплата может быть как в процентном выражении от оклада, так и в твердой сумме. Размер доплаты ВРИО необходимо указать в дополнительном соглашении и приказе.

Внутреннее совместительство

Принципиальное отличие совместительства в том, что работа должна выполняться за пределами основного рабочего времени. Это удобно, если можно четко отделить время работы по своей должности от дополнительной работы. Однако внутреннее совместительство имеет ряд особенностей, которые регулируются гл. 44 ТК РФ .

В первую очередь необходимо заключить отдельный трудовой договор, это может быть и срочный договор.

Важное условие трудового договора — время дополнительной работы, которое должно составлять не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). Это означает, что необходимо учитывать отработанное время и не допускать превышения. Оплата работы также должна быть установлена в трудовом договоре по совместительству исходя из отработанного времени, объемов или иных показателей.

По желанию работника запись о совместительстве может быть внесена в трудовую книжку.

Временный перевод

Если работник будет отсутствовать длительный срок, то можно оформить временный перевод. Отличие от других вариантов в том, что работник не будет выполнять основную работу, а полностью переключится на замещаемую. Для оформления перевода необходимо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, оплата производится согласно окладу, полагающемуся в новой должности. Досрочно расторгнуть соглашение можно будет только по соглашению сторон.

Временное отсутствие сотрудника может быть вызвано несколькими причинами, например, очередной отпуск, с которым сталкиваются работники ежегодно или отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет. Кроме того отсутствие сотрудника может быть вызвано учёбой без отрыва от производства или же продолжительной болезнью.

В любом случае факт его продолжительного отсутствия будет налицо и обычно возникает необходимость временного исполнения его обязанностей другими работниками.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

О вариантах решения проблемы

Трудовое законодательство (ст. ст. 60, 72, 151 ТК РФ) предусматривает несколько возможных путей решения данной проблемы:

• возложение функций на сотрудников, которые обязаны это делать, согласно трудового договора;
• заключение дополнительного соглашения с сотрудниками на совмещение обязанностей;
• временный перевод сотрудника;
• перемещение работников;
• приём на работу совместителей.

Совместительство и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – в чем разница? Сначала нужно определить, что означает термин исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Он может подразумевать:

Исполнение обязанностей, временно отсутствующего работника – совмещение

Возложение функций на работника, у которого в трудовом договоре прописано их выполнение в случае отсутствия основного сотрудника. Такое ИОВОР не повлечет за собой никаких изменений, здесь речь обычно идет о расширении так называемых зон обслуживания или же увеличение объема работ.

Здесь может быть как другая работа, так и такая же, как основная. Работа выполняется в рабочее время, не требует дополнительных часов. Оформляется такое совмещение дополнительным соглашением, обязательно в письменной форме. Издается приказ о совмещении. Здесь дополнительная оплата не проводится.

Следующим видом ИОВОР будет такая же работа, но возложенная на лицо, в трудовом договоре которого нет пункта о замещении. При этом также обязательно оформляется дополнительное соглашение, издаётся приказ и информация заносится в личную карточку. Такому сотруднику проводится доплата в процентном соотношении к окладу или в размере фактической выработки.

При совмещении работник выполняет дополнительные рабочие функции в основное рабочее время при этом он может отказаться от такого совмещения, уведомив работодателя за 3 дня до окончания выполнения обязанностей.

Временный перевод и перемещение

Кроме того руководство может принять решение о перемещении сотрудника из другого подразделения на этот участок работы. При этом он будет выполнять ту же рабочую функцию, что и на прежнем рабочем месте. Проще говоря, его обязанности не меняются – только подразделение, в котором он работает.

Такое перемещение может быть произведено без согласия сотрудника. Но это возможно только в том случае, если в трудовом договоре работника не указано подразделение, в котором он работает и в пределах одного административного пункта.

При переводе сотрудника на другую должность он остается работать в том же подразделении, но выполняет другие функции.

Временный перевод оформляется приказом, информация заносится в личную карточку и составляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

При этом временным перевод может быть не больше одного года. После чего он переходит в разряд постоянной работы.

Совместительство

Совместительство может быть внутренним и внешним. Главное отличие совместительства – это выполнение функций отсутствующего сотрудника в дополнительное время, отличное от основного рабочего. Так, согласно законодательству, совместительство не может превышать 0, 5 рабочей смены (4-х часов) в рабочие дни и может составлять рабочую смену в выходной для работника день.

Внутренне совместительство – это выполнение дополнительных функций сотрудниками компании в нерабочее время.

Внешнее – выполнение дополнительных обязанностей вне места основной работы.

При совместительстве работник оформляется на работу так же, как и на основную. При этом издается приказ и заводится учётная карточка (даже на тех, кто совмещает обязанности на одном предприятии). Но запись в трудовую книжку заносится по желанию работника.

При этом находится трудовая книжка в отделе кадров по основному месту работы, а на дополнительную предоставляется справка о режиме работы. Запись в трудовую книжку о совместительстве делается по основному месту работы после предоставления справки с места совместительства.

Письменное согласие работника Письменное согласие сотрудника необходимо получать во всех случаях, возложения дополнительных функций. При приёме на работу по совместительству необходимо получить заявление о приёме.

Письменное согласие не требуется:

• при перемещении сотрудника;
• выполнение функций, прописанных в его функциональных обязанностях.

При переводе сотрудника на должность более низкую занимаемой его согласие в письменной форме обязательно. О чем указывается в изданном приказе.

Кроме того, с приказом о переводе сотрудник знакомится под подпись, где проставляется дата ознакомления.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

В каждом конкретном случае к основному трудовому договору составляется дополнительное соглашение, которое подшивается к основному. В нём максимально подробно должны быть прописаны условия выполнения дополнительных обязанностей.

При наличии обязанностей, не прописанных в трудовом договоре, работника необходимо с ними ознакомить. Ознакомление с дополнительными функциональными обязанностями проводят под подпись. Также знакомят с другими нормативными документами, например, правилами техники безопасности.

Приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей Приказ о временном переводе кроме личных данных работника обязательно должен содержать:

Информацию о занимаемой должности переводимого сотрудника и о должности, на которую он переводится, например, менеджера отдела продаж Киндзова О.Ю. на должность главного менеджера отдела сбыта.

С указанием о временном исполнении обязанностей, например, временно. Причин такового исполнения, например, на период отпуска основного работника главного менеджера Сухого С.П.

Ещё одним важным пунктом приказа является указание даты с которой работник должен приступить к выполнению обязанностей и даты, по которую он их выполняет, например, с 02. 20.10.2015 г. по 02. 11.2015 г.

При осуществлении доплаты проводится соответствующее распоряжение в приказе, например, с доплатой в размере 30% оклада главного менеджера отдела сбыта.

Образец приказа и алгоритм его заполнения можно посмотреть здесь: http://blankiroom.ru/news/2009-09-22-17

На приказе обязательна надпись об ознакомлении перемещаемого сотрудника с датой ознакомления.

Доплата

В большинстве случаев, выполнение дополнительных функций влечёт за собой и доплату. Как правило, это процентное соотношение от оклада, замещаемого работника или же оплата по фактическому выполнению задания.

Доплата не проводится при наличии в функциональных обязанностях пункта о таком совмещении при отсутствии основного работника.

Например, заместитель начальника может замещать его в случае отсутствия, при этом он может иметь право подписи документов и самостоятельно принимать решения. Но так как в его функциональных обязанностях есть пункт о замещении начальника в случае его отсутствия, то доплата ему проводиться не будет.

О записях в трудовых книжках

В трудовой книжке запись о временном переводе на другую работу не делается. Издается соответствующий приказ, подписывается дополнительное соглашение, информация о перемещении, замещении и временном переводе заносится в личную карточку работника, но запись в трудовой книжке не делается, так как это не предусмотрено Инструкций ведения трудовых книжек.

Внести запись можно только о работе по совместительству, при наличии справки от работодателя по совместительству. В этом случае, заносится информация основным работодателем и только при наличии пожелания сотрудника.

В предыдущих статьях на нашем сайте мы как-то говорили о правовом статусе руководителя и главного бухгалтера организации. Но руководители и главные бухгалтеры компании – тоже люди: могут уйти в отпуск, заболеть, уволиться, в конце концов. При этом юридическое лицо должно продолжать функционировать в обычном режиме – надо подписывать документы с контрагентами, принимать и увольнять работников и т.д. Ведь если договор с клиентом будет заключен лицом, не имеющим законных полномочий, или такое лицо уволит работника – жди неприятностей.

Да, частенько документы подписываются просто «и. о. генерального директора» или по аналогии «и.о. главного бухгалтера» Но это в корне неверно, в том числе и в случае с главбухом – что на такую подпись скажет налоговый инспектор при сдаче отчетности?

Общие правила исполнения обязанностей отсутствующего работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть возложено на другого сотрудника без освобождения от работы, определенной его трудовым договором.

Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Важно подчеркнуть, что за выполнение дополнительной работы сотруднику должна начисляться доплата с учетом содержания и объема работы. Дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, работник может отказаться от них. Такая дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а если дополнительная работа предусматривается по такой же профессии (должности), то можно просто расширить зоны обслуживания или увеличить объем работ.

Для исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. В соглашении необходимо также оговорить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Если работник не согласен с такими условиями, он имеет полное право на отказ.

Тем не менее, срок может быть изменен в любой момент – как работником, так и работодателем – достаточно предупредить об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.

Отметим, что подобное назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается за исключением приема на работу руководителя организации. Это исключение вполне логично – как мы уже заметили, кто-то должен организацию представлять. Утверждается исполняющий обязанности руководителя вышестоящим органом управления – например, собранием учредителей ООО.

Если вышестоящий орган управления в соответствии с уставом организации назначает и иных работников (заместителей руководителя, главного бухгалтера и т.д.), то они могут исполнять обязанности по вакантной должности не более месяца, в течение которого руководитель должен представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность, а этот орган рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. Данное правило установлено еще Разъяснениями Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение).

Пример 1. Я работал главным специалистом отдела. После того как уволился начальник отдела мне предложили стать начальником. Я отказывался, но директор все равно издал приказ. Я быть начальником не хочу. Сколько времени может так продолжаться, и могу ли я отказаться от исполнения обязанностей начальника отдела?

Во-первых, одного приказа руководителя организации недостаточно – с вами должны были заключить допсоглашение к трудовому договору. Если бы вы подписали допсоглашение – то там бы срок и согласовывали, причем ваше мнение должно было быть учтено.
Во-вторых, вы в любой момент можете от исполнения обязанностей отказаться, предупредив об этом руководство в письменном виде за три дня.

Пример 2. У меня такая ситуация: увольняется генеральный директор. Мне учредители говорят, чтобы я писала заявление на его должность с сохранением моих обязанностей (я – начальник отдела). Но при этом собираются доплачивать лишь 50%. Могут ли меня заставить написать такое заявление и почему доплачивать лишь 50%, если у меня две должности.

Заставить вас исполнять чьи-то чужие обязанности вас никто не может – всегда можете отказаться. Тем более никакого заявления вам писать не надо – учредители должны сами вынести решение о вашем назначении (как постоянном, так и временном) и вам его предложить, если вы согласитесь подписать допсоглашение об исполнении обязанностей директора. Что касается размера зарплаты, то он в этом соглашении и устанавливается. Причем опять же с вашего согласия.

Исполнение обязанностей в ином порядке

Если нет работника, который может исполнять и свои, и чужие обязанности, то вопрос решается с помощью перевода сотрудника – в том числе и временного – на срок до одного года либо бессрочно (статья 72.2 ТК РФ). При таком варианте этот сотрудник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей по старой должности.

Если, допустим, в одном структурном подразделении работников больше или загрузка меньше, чем в другом, то сотрудника для замены другого можно просто переместить на аналогичное рабочее место в порядке статьи 72.1 ТК РФ.

Еще один вариант – заключение срочного трудового договора для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Можно заключить и отдельный бессрочный договор (внутреннее совместительство), учитывая ограничения, предусмотренные ТК РФ.

Оформление исполнения обязанностей

Мы начали разговор с того, что указывать в документах подписи вроде «и. о. генерального директора» нельзя. Однако в соответствии с пунктом 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При этом такая должность как «исполняющий обязанности кого-либо» законодательством не предусмотрена, поэтому работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, указывает ту должность, которую он фактически занимает по штатному расписанию.

Сразу возникает вопрос, каким образом, приказ об увольнении или какой-то иной документ может подписывать, скажем, начальник юридического отдела? Но оформление исполнения обязанностей должно быть полноценным – с изданием приказа, дополнительного соглашения, выдачей доверенности от лица организации. Эти документы и будут подтверждать его полномочия на подписание документов.
Тут стоит подчеркнуть, что эти полномочия должны быть изложены в документах очень четко – если они не указаны, то, следовательно, они не переданы. Взять то же увольнение работников: не прописано в доверенности такого права у исполняющего обязанности – значит, он этого права не имеет.

Заключать дополнительное соглашение необязательно в том случае, если исполнение обязанностей руководителя предусмотрено в должностной инструкции работника, поскольку она является локальным нормативным правовым актом, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя указано, что в случае отсутствия самого руководителя он исполняет его обязанности. Необходимо точно указать и ситуации, когда необходимо исполнение обязанностей: отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.

Тем не менее, передаваемые полномочия опять же должны быть прописаны четко, в приказе по предприятию должен фиксироваться факт отсутствия руководителя, размер дополнительной платы за исполнение обязанностей и срок этого исполнения. Про доверенность тоже не надо забывать – в некоторых ситуациях она может пригодиться, особенно в случае, если порядок замещения руководителя не прописан в уставе юридического лица. А вот если об исполнении обязанностей в должностной инструкции ничего нет или в ней указаны не все полномочия, которые следует передать, то допсоглашение необходимо. Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе работника либо заключении отдельного трудового договора (срочного или бессрочного), в остальных случаях факт исполнения обязанностей в трудовой книжке не отражается.

Пример 3. Подскажите, пожалуйста, если руководитель организации на время своей командировки возлагает на меня исполнение своих обязанностей, могу ли я потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку? И могу ли я отказаться от их выполнения, до внесения этой записи?

Нет, при временном исполнении обязанностей запись в трудовую книжку не вносится, если с вами не заключается отдельный трудовой договор (внутреннее совместительство). А отказаться от выполнения обязанностей вы можете в любом случае.

Пример 4. Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?

В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться учредителями компании. Если участник один – он сам назначит исполняющего обязанности директора на период временной нетрудоспособности последнего. Если же участников в обществе больше, то решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников.

Обязательно ли документально оформлять исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником? Нужно ли заключать с работником договор о полной материальной ответственности при замещении материально ответственного лица? Обязательно ли прописывать в учредительных документах организации порядок замещения генерального директора?

В любой организации время от времени возникает ситуация, при которой необходимо временно подменить отсутствующего работника. Все мы люди: и руководители, и подчиненные периодически болеют, уезжают в отпуска и командировки. Работа, однако, должна идти своим чередом. В этой статье мы рассмотрим, каким образом можно оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником.

Что такое исполнение обязанностей?

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью*.

Внимание!

Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения).

Нормативные акты на эту тему были разработаны достаточно давно и более современных актов на данный момент времени нет, что допускает различные подходы к оформлению рассматриваемой ситуации на практике.

Чтобы заменить временно отсутствующего работника, можно:

• заключить срочный трудовой договор с новым сотрудником;
• привлечь своего работника на условиях внутреннего совместительства;
• временно перевести другого работника на эту работу;
• поручить другому работнику выполнение дополнительных обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Представляется, что понятие «исполняющий обязанности» будет применимо только к двум последним из указанных вариантов разрешения проблемы.

Казалось бы, если сотрудник отсутствует временно, зачем документально оформлять временное выполнение его обязанностей другим работником? Однако в кадровой работе мелочей не бывает, и неоформленное замещение или перевод могут впоследствии привести к большим неприятностям, особенно когда дело касается передачи полномочий руководителя организации или материально ответственного лица.

Оформляем замещение отсутствующего работника

Согласно статье 72Трудового кодекса, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого сотрудника на работу.

Для того чтобы осуществить подобный перевод, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору работника и приказ о переводе работника на другую должность (форма № Т-5).

Следует отметить, что в трудовую книжку запись о временном переводе на другую работу не вносится. Однако эти сведения следует отразить в личной карточке работника (форма № Т-2). Оплата труда временно переведенного работника производится на основании соглашения, заключенного между ним и работодателем.

Иногда целесообразнее бывает делегировать работнику полномочия временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы (ст. 60ТК РФ). При этом срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Это уместно, в частности, когда период отсутствия работника непродолжителен или когда круг должностных обязанностей сотрудника не слишком велик (например, в случае непродолжительной болезни системного администратора его может подменить инженер-программист).

Следует обратить внимание, что дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия, такая работа может выполняться им только в течение установленной продолжительности рабочего дня и за дополнительную плату. Размер доплаты при этом устанавливается по соглашению работника и работодателя с учетом содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

ДОКУМЕНТЫ В ТЕМУ

Документ	Поможет вам
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата)	Правильно оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника
Разъяснение Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС № 30/39 от 29 декабря 1965 г. «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение)	Уточнить понятие временного заместительства отсутствующего сотрудника
Постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее – Постановление Минтруда № 85)	Составить договор с лицом, замещающим материально ответственное лицо

Исполнение обязанностей материально ответственного лица

Когда отсутствующий работник – материально ответственное лицо, следует особенно внимательно подойти к оформлению процедуры передачи полномочий. С сотрудником, исполняющим обязанности материально ответственного лица, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности** (иначе замещающий работник не будет нести полную материальную ответственность за вверенные ему ценности). Такой договор будет действителен только на время замещения основного сотрудника.

До заключения договора о полной материальной ответственности следует провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, результаты которой оформляются актом***, по которому имущество будет передано временно исполняющему обязанности работнику.

Необходимо помнить, что договоры о полной материальной ответственности допустимо заключать только с работниками (это, например, кассиры, кладовщики, экспедиторы), непосредственно обслуживающими или использующими материальные ценности (ст. 244 ТК РФ)****.

Исполнение обязанностей руководителя организации

Особое внимание следует уделить юридически грамотному оформлению документов, на основании которых передаются полномочия руководителя. Иначе все юридически значимые действия, принятые исполняющим обязанности руководителя работником, могут быть оспорены заинтересованными лицами.

Если процедура временного замещения руководителя прописана в учредительных документах организации, то издавать специальный приказ по поводу отсутствия руководителя не требуется. В этом случае заместитель приступит к своим временным обязанностям с первого дня отсутствия руководителя организации и прекратит их выполнение с его выходом на работу.

Предположим, что ни эта, ни какая-либо другая процедура передачи полномочий руководителя в учредительных документах не предусмотрена. В таком случае порядок временной передачи прав и обязанностей руководителя может быть прописан в трудовом договоре генерального директора или дополнительном соглашении к нему.

Если должность заместителя генерального директора в организации не предусмотрена, приказом руководителя компании определенный сотрудник может быть назначен временно исполняющим его обязанности (образец приказа).

В мотивировочной части приказа следует указать причину отсутствия руководителя и размер доплаты.

*** Акты инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

**** Перечень работ и должностей работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, установлен